Guía de Mejores Prácticas
Es vital que se tome una serie de acciones para asegurar que los GTIN (Global Trade Item Number) sean verazmente comunicados a lo largo de la Cadena de Distribución. Esto asegura que los datos asociados a cualquier Código de Barra escaneado pueda asociarse con información certera y vigente. Esto es particularmente esencial para artículos escaneados en el Punto de Venta (POS) donde la falta de datos al día puede tener implicancias legales.
El GTIN provee una solución a la Cadena de Distribución para la correcta identificación de cualquier artículo que se comercialice (valorado, facturado o solicitado por orden de compra). En general, los costos de la Cadena de Distribución se minimizan a nivel de los socios de ésta y que adhieren a reglas de asignación idénticas.
Las siguientes guías de “Buenas Prácticas” se sugiere sean usadas en todos los artículos. Esta ha sido desarrollada por fabricantes, distribuidores y detallistas para ayudar a eliminar cualquier confusión entre identificación de producto y listado de productos en la Base de Datos en la Cadena de Distribución.
- La asignación de GTIN y la codificación de los GTIN, son un proceso técnico cuyas reglas están contenidas en las Especificaciones Técnicas de GS1. La inclusión de productos es el acto de adoptar un producto nuevo dentro de un surtido ofrecido por una organización comercial. La inclusión de productos es el resultado de negociaciones comerciales entre comprador y vendedor. Ejemplo: La asignación de GTIN debe ser independiente de la inclusión de productos.
- Por razones de gestión o para asegurar que la información correcta sea comunicada al usuario final, los cambios que tenga un artículo pueden requerir un nuevo GTIN. Un GTIN nuevo no implica necesariamente una nueva inclusión de productos. Ejemplo: Si un cambio que requiere un nuevo GTIN es efectuado en un producto ya incluido, no necesariamente requiere un nuevo Proceso de Inclusión.
- La asignación de GTIN y la inclusión de productos deben considerarse como dos decisiones no relacionadas: la asignación de un GTIN no da pie ni puede ser objeto de una negociación.
- El Dueño de la Marca debe poner a disposición de su cliente toda la información que guarde relación con los artículos incluidos, idealmente con un mensaje EDI o en un catálogo electrónico de productos, a más tardar al momento en que éste se incluya. En el caso de promociones por tiempo limitado o evolución de producto, esta información será comunicada con un margen de anticipación amplio, lo que le permitirá al detallista validar esta información y circularla internamente.