Bonnes pratiques
Il est indispensable de suivre un certain nombre de règles pour s'assurer que les GTIN sont correctement transmis tout le long de la chaîne d'approvisionnement. Ces règles permettent de vérifier que les données associées aux codes à barres qui sont scannés sont correctes et mises à jour. Ceci est particulièrement important pour les produits scannés aux points de vente des magasins car des données incorrectes pourraient avoir des conséquences légales graves.
Le GTIN représente une solution simple pour l'identification des produits échangés sur la chaîne d'approvisionnement (produits tarifés, commandés et facturés). L'adhésion de tous les partenaires de la chaîne logistique à des règles communes d'identification des produits permet à tous une réduction des coûts en la matière.
Le guide des bonnes pratiques qui vous est proposé ici concerne tous types d'unités commerciales. Il a été créé en partenariat avec les industriels et les distributeurs afin d'éviter toute confusion entre l'identification des produits et le référencement de produits dans les fichiers des distributeurs.
- L'attribution des GTIN ainsi que le marquage en codes à barres de ces GTIN sur les produits sont des processus techniques qui sont décrits dans les Spécifications Générales GS1. Le référencement de produits consiste à sélectionner de nouveaux produits suite à des négociations commerciales entre partenaires acheteur et vendeur. Ainsi l'attribution des GTIN est une action bien différente du référencement des produits par les distributeurs.
- Pour des raisons de gestion ou pour s'assurer que la bonne information est transmise au consommateur, tout changement apporté à un produit requiert l'attribution d'un nouveau GTIN. La création d'un nouveau GTIN n'implique cependant pas un nouveau référencement.
- L'attribution des GTIN et le réferencement sont deux processus indépendants car l'attribution des GTIN ne fait pas l'objet d'une négociation commerciale.
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Le propriétaire de la marque commerciales des produits doit rendre disponible auprès de ses clients, dès le référencement des produits, les informations relatives à ces produits, et ceci idéallement à l'aide d'un message EDI ou d'un catalogue électronique.
Dans le cas de promotions limitées dans le temps ou dans le cas d'une évolution de produit, l'information devra être communiquée bien à l'avance, de telle sorte que le distributeur ait le temps de la valider et de la faire circuler en interne.