Οδηγίες Βέλτιστης Χρήσης
Μια σειρά ενεργειών είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση ότι οι GTINs κοινοποιούνται με ακρίβεια στην εφοδιαστική αλυσίδα. Θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες σχετικά με κάθε barcode που σκανάρεται αντιστοιχούν σε ακριβή, ενημερωμένα δεδομένα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για προϊόντα που σκανάρονται σε POS καθώς η έλλειψη ακριβούς πληροφόρησης ίσως επισύρει νομικές κυρώσεις.
Οι κωδικοί GTIN παρέχουν στην εφοδιαστική αλυσίδα λύσεις για την αναγνώριση οποιασδήποτε μονάδας η οποία αποτελεί αντικείμενο εμπορικής συναλλαγής (πώλησης, τιμολόγησης ή παραγγελλίας). Με την τήρηση ίδιων κανόνων απόδοσης ελαχιστοποιείται για τους εμπορικούς εταίρους το συνολικό κόστος της εφοδιαστικής αλυσίδας.
Οι παρακάτω οδηγίες Βέλτιστης Χρήσης προτείνονται για όλα τα προϊόντα. Έχουν αναπτυχθεί από κατασκευαστές, διανομείς και λιανέμπορους με σκοπό τον περιορισμό της σύγχυσης μεταξύ της αναγνώρισης των προϊόντων και της καταχώρησής τους στη βάση δεδομένων του λιανέμπορου.
- Η απόδοση των GTIN, και η απεικόνισή τους σε μορφή barcode, είναι μια τεχνική διαδικασία της οποίας οι κανόνες αναλύονται στις Γενικές Προδιαγραφές του Συστήματος GS1. Καταχώρηση Προϊόντος είναι η πράξη εισαγωγής ενός νέου προϊόντος στη βάση δεδομένων μιας επιχείρησης. Μία Καταχώρηση Προϊόντων αποτελεί αντικείμενο εμπορικής διαπραγμάτευσης ανάμεσα σε προμηθευτή και έμπορο.
Παράδειγμα: Η απόδοση τω Κωδικών θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη από τον Κατάλογο των Προϊόντων (Product Listing). - Αλλαγές στο προϊόν ίσως απαιτούν έναν νέο GTIN, για λόγους διαχείρισης, ή για τη διασφάλιση ότι κοινοποιούνται σωστές πληροφορίες στον καταναλωτή. Ένας νέος GTIN δεν προϋποθέτει αυτόματα και μία νέα καταχώρηση.
Παράδειγμα: Εάν για μια αλλαγή απαιτηθεί ένας νέος GTIN για ένα προϊόν σε έναν Κατάλογο, αυτό δε σημαίνει ότι θα προκαλέσει αυτόματα τη δημιουργία ενός νέου Καταλόγου Προϊόντων. - Η απόδοση των GTINs και η καταχώρησή τους (listing) στη βάση δεδομένων θα πρέπει να θεωρούνται σαν δύο εντελώς αυτόνομες αποφάσεις: η απόδοση των GTINs δεν αποτελεί αντικείμενο εμπορικής διαπραγμάτευσης.
- Ο ιδιοκτήτης της εμπορικής ονομασίας παρέχει στον πελάτη του όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα του καταλόγου του, σε ιδανική περίπτωση με ένα μήνυμα EDI ή μέσω ενός ηλεκτρονικού καταλόγου το αργότερο μέχρι την εγγραφή του προϊόντος στον κατάλογο. Σε περιπτώσεις χρονικά περιορισμένων προωθήσεων ή της εξέλιξης ενός προϊόντος, οι σχετικές πληροφορίες θα πρέπει να κοινοποιηθούν εκ των προτέρων στον λιανέμπορο, επιτρέποντάς του με αυτό τον τρόπο να τις επαληθεύσει και να τις κυκλοφορήσει εσωτερικά.