Bästa praxis
Det finns ett antal riktlinjer som är avgörande för att ett GTIN ska kunna knytas till korrekt och aktuell information. Detta är speciellt viktigt för artiklar som skannas vid utgångskassorna i butik (POS), där felaktig information kan leda till rättsliga påföljder.
Med GTIN kan artiklar identifieras på samma sätt i en hel distributionskedja. Gemensamma regler för tilldelning av GTIN bidrar till minskade kostnader för alla inblandade parter
Följande riktlinjer gäller för alla artiklar. De har utvecklats av tillverkare, distributörer och återförsäljare för att klargöra skillnaderna mellan produktidentifiering och listning av produkter i återförsäljarens databas.
- Tilldelning och streckkodning av GTIN är en teknisk process vars regler är fastställda i GS1 General Specifications. Produktlistning handlar om att ett kommersiellt företag tar in en ny produkt i sitt sortiment. Produktlistning är resultatet av kommersiella förhandlingar mellan köpare och säljare. Tilldelning av GTIN och produktlistning bör därför vara oberoende av varandra.
- En förändring av en artikel kan leda till att artikeln måste få ett nytt GTIN av administrativa skäl, eller för att slutkonsumenten ska få korrekt information. Ett nytt GTIN innebär inte automatiskt att en ny listning behöver göras. Om en ändring som leder till ett nytt GTIN görs på en listad produkt, behöver detta alltså inte automatiskt leda till en ny produktlistning.
- Tilldelning av GTIN och listning i databas ska betraktas som två från varandra helt fristående handlingar: Tilldelning av GTIN är inte en förhandlingsfråga.
- Varumärkesägaren ska göra all information om de listade artiklarna tillgänglig för kunden, företrädesvis med ett EDI-meddelande, senast vid tiden för artikellistningen. När det gäller tidsbegränsade kampanjer eller produktutveckling ska informationen till största delen kommuniceras i förväg, för att återförsäljaren ska ha möjlighet att validera informationen och cirkulera den internt.