K správnemu prenosu GTIN v distribučnom reťazci je nevyhnutné urobiť množstvo činností. Týmito činnosťami sa zabezpečí, aby boli údaje prislúchajúce k skenovanému čiarovému kódu správne a aktuálne. Obzvlášť dôležité je to pri tovaroch, ktoré sa skenujú na úrovni maloobchodných pokladní, kde môžu mať nesprávne údaje právne dôsledky.
GTIN slúži na identifikáciu výrobkov, ktoré sa vymieňajú v dodávateľsko-odberateľskom reťazci (takéto výrobky možno oceniť, objednať alebo fakturovať). Náklady v distribučnom reťazci je možné minimalizovať, ak všetci obchodní partneri dodržiavajú rovnaké pravidlá prideľovania GTIN.
Nasledovná príručka bola vytvorená na základe zvyklostí z praxe a platí pre všetky obchodné jednotky. Na tvorbe príručky sa podieľali výrobcovia, distributéri a maloobchodníci s cieľom odstrániť nedorozumenia, ku ktorým môže dôjsť pri identifikácii a listovaní výrobkov do databázy obchodníka.
Prideľovanie GTIN a kódovanie GTIN
do čiarového kódu je technická záležitosť, ktorou sa zaoberá iná kapitola
Špecifikácií GS1. Listovanie výrobkov je proces zaradenia nového výrobku do
sortimentu obchodnej firmy. Zalistovanie výrobku je výsledkom obchodných
rokovaní medzi dodávateľom a odberateľom.
Napríklad: Prideľovanie GTIN má byť nezávislé od listovania výrobku.
Z dôvodu riadenia alebo z dôvodu zabezpečenia presnosti údajov pre konečných spotrebiteľov môže byť potrebné prideliť nové GTIN pri zmene výrobku. Pridelenie nového GTIN nemusí automaticky znamenať nové zalistovanie výrobku. Napríklad: Ak dôjde k takej zmene zalistovaného výrobku, ktorá vyžaduje pridelenie nového GTIN, nemusí to automaticky viesť k novému zalistovaniu výrobkov.
Prideľovanie GTIN a listovanie výrobkov sú dve úplne nezávislé činnosti: prideľovanie GTIN nie je predmetom rokovaní.
Vlastník obchodnej značky poskytne odberateľovi všetky informácie k lisotvanému výrobku, pokiaľ možno vo forme EDI správy alebo prostredníctvom elektronického produktového katalógu a to najneskôr v okamihu listovania. V prípade limitovanej akcie alebo vývoja produktu, poskytne túto informáciu v dostatočnom predstihu, aby dal obchodníkovi čas na validáciu a kolovanie tejto informácie v rámci firmy.